Traduction à la vitesse de la lumière

Étude de cas – Appirio
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Étude de cas

2,4 millions de mots en 20 jours

C'est l'histoire d'une chose que personne n'a réussi avant LinguaLinx : traduire 2,4 millions de mots en 20 jours. C'était un gros défi mais aussi l'occasion de briller pour le personnel de LinguaLinx. La société a prouvé qu'elle avait l'envergure et l'expertise nécessaires pour faire de ce projet un immense succès.

Mais les détails, d'abord. Puis, nous entrerons dans les coulisses pour que les employés de LinguaLinx le racontent par leurs propres mots. Enfin, nous évoquerons les chiffres-clés de cette histoire extraordinaire.

Appirio est un fournisseur international qui propose une gamme de solutions pour aider les entreprises tout au long de leur cycle de conversion au cloud. Appirio associe l'expertise technologique à une compréhension approfondie de la façon dont les personnes travaillent. L'un des clients d'Appirio, qui fait partie du classement « Fortune 500 », c'est-à-dire des 500 premières entreprises américaines, est une multinationale qui souhaitait que 2 000 articles de sa base de données soient traduits en espagnol, allemand et portugais brésilien. En tout, 2,4 millions de mots devaient être traduits.

Les articles traitaient d'informations sur les produits, de la résolution de problèmes et de la FAQ. La multinationale utilise la plate-forme Salesforce dans le cloud pour le stockage de tous ces articles. Cela permet aux centres d'appel de traiter les questions ou les réclamations client partout dans le monde. Le centre d'appel accède à Salesforce, entre le nom du produit et obtient les informations nécessaires pour aider le client à utiliser le produit ou pour régler le litige.

Das s'y connaît en projets de traduction, il est conseiller technique senior et chef de projet senior chez Appirio. Il n'empêche que le projet de traduction de 2,4 millions de mots de son client n'était pas un contrat ordinaire. Il a dû être mené à bien en 21 jours pour entrer dans le budget de la société.

Or, jusque-là, aucune agence de traduction n'avait jamais traduit 2,4 millions de mots en 21 jours. Das avait un autre problème. Il n'était pas satisfait de l'agence de traduction basée en Chine avec qui il travaillait à l'époque.

« Il était difficile de travailler avec des sous-traitants chinois. », souligne Das. « Soit ils étaient absents des réunions, soit ils n'étaient pas préparés. De plus, la langue représentait une vraie barrière entre nous. »

Appirio a pris contact avec notre équipe car elle est réputée fournir plus qu'une simple traduction. LinguaLinx avait ce que leur ancien partenaire de traduction ne pouvait pas offrir à Appirio : une communication quotidienne, continue, pour les tenir informés de l'avancement du projet, et une gestion de projet excellente pour réaliser la traduction dans un délai aussi serré.

« L'équipe LinguaLinx utilise un meilleur procédé, évolutif, c'est pourquoi nous avons pu tenir ce délai plus que serré. »

Das, Appirio

Chaque langue vers laquelle les textes devaient être traduits a été confiée à quinze linguistes. 800 000 mots devaient être traduits vers chaque langue. Afin de pouvoir tenir les délais, les trois équipes de linguistes ont traduit jusqu'à 120 000 mots par jour.

« J'ai été bluffé par Jennifer Agiovlasitis et par la qualité du travail que son équipe a fourni. », dit Das qui était impressionné également par le fait que LinguaLinx a programmé des réunions quotidiennes, semi-hebdomadaires et hebdomadaires avec Appirio et son client, une société multinationale.

LinguaLinx a livré 2,4 millions de mots traduits en espagnol, allemand et portugais brésilien en avance sur le délai prévu. LinguaLinx a réalisé le projet non en 21 mais seulement en 20 jours !

Appirio et son client multinationale ont été impressionnés par le travail de LinguaLinx et souhaitent continuer à travailler avec nous à l'avenir.

« Notre client fait confiance à l'équipe de LinguaLinx. Plus de travail est à venir, c'est sûr. », affirme Das.

Les membres du personnel de LinguaLinx racontent leurs propres histoires

  • Jim Maziejka, directeur des ventes

    En mai 2013, Appirio a pris contact avec LinguaLinx pour savoir si nous étions capables de livrer la traduction de 2,4 millions de mots pour fin juin. Appirio était un nouveau client. Son client, la société multinationale qui avait besoin de cette traduction, était un nouveau client aussi. Alors nous avons tout donné pour avoir un plan d'exécution pour la première semaine de juin afin de relever ce défi.

    Cette mission allait être la plus volumineuse de toute l'histoire de notre entreprise. Avant cela, LinguaLinx ou n'importe quelle autre agence de traduction n'a jamais traduit 2,4 millions de mots en moins de trois semaines.

    Les services de traduction sont au cœur de notre activité chez LinguaLinx. Nous puisons dans les ressources de plus de 5 000 linguistes natifs partout dans le monde. Notre équipe traduit vers 100 langues en portant une attention particulière aux attributs culturels pour véhiculer les nuances de sens d'une langue à l'autre. Notre but est de parler aux personnes avec leur propre langue et sous la forme qui leur convient le mieux. Nous réalisons à quel point il est important de nous assurer de transmettre à chaque marché cible avec précision le style, le ton et le sens que le message est censé véhiculer.

    Appirio a fait appel à LinguaLinx car nous offrons plus que des traductions. Nous sommes réputés maintenir une communication continue avec nos clients pour les informer de l'avancement de leurs projets. L'autre élément essentiel était la gestion de projets – surtout que le délai était plus que serré. C'était la clé de notre succès pour traduire 2,4 millions de mots en 20 jours.

  • Eriko Fujita, chef de projet

    En tant que chef de projet, j'ai passé la plupart de mon temps à définir les tâches puis déléguer le travail. Il y avait de nombreuses règles, surtout en fonction des paires de langues requises. Les instructions dépendaient de la phase de travail dans laquelle se trouvaient les fichiers après leur traduction.

    Puisque les délais étaient si urgents, j'ai dû souvent dire : « faites ci, pas ça, puis faites ceci » à une personne, puis donner de nouvelles instructions à la personne suivante. Quand on avait de la chance, j'ai pu dire : « avec ce nouveau lot de fichiers, faites exactement la même chose qu'hier ».

    Tous les contenus étaient destinés à une base de données volumineuse qui comportait des informations sur les produits de la société. Les contenus ont été classés selon le type d'article (informations sur les produits, résolution des problèmes, FAQ, guides pratiques, informations sur les familles de produits, référence et promotion). Pour chaque type d'article, il y avait environ 2 000 éléments individuels à traduire en allemand, espagnol et portugais brésilien par les linguistes.

    Les instructions variaient suivant la langue. Une fois que tout ceci a été géré, préparer les fichiers pour la traduction m'a pris plusieurs jours, tellement le volume du projet était conséquent.

    Ce qui représentait le vrai défi, c'était la gestion du statut de chaque fichier. Nous avons utilisé un tableur pour le suivi des fichiers envoyés à chaque linguiste et retournés par chaque linguiste. Ensuite, nous avons préparé des check-lists pour chaque langue afin de gérer chaque lot retourné.

    En un sens, faire la traduction proprement dite était la partie facile du projet car c'étaient les linguistes qui s'en chargeaient. Une fois que nous avons reçu les traductions, nous avons dû effectuer une série d'étapes en interne pour que les fichiers soient prêts, dans leur format final, à livrer au client. Une partie de ce travail consistait à réaliser l'ingénierie technique des fichiers html, ce qui est une tâche largement manuelle.

  • Jennifer Agiovlasitis, responsable du compte client

    La langue la plus difficile du projet était l'allemand. Les linguistes traduisant vers l'espagnol et le portugais brésilien avaient accès à une base de données volumineuse comportant les traductions précédentes, alors que les linguistes traduisant vers l'allemand ne disposaient pas d'un tel matériel de référence.  Il nous a fallu une communication supplémentaire pour que ces derniers utilisent le ton, les nuances de sens, le style etc. corrects.

    Le client souhaitait que les linguistes utilisent le vouvoiement (la forme « Sie » en allemand) mais ils continuaient d'utiliser le tutoiement dans les quelques premiers lots.

    Voici un exemple de ce que nous avons reçu comme retour du relecteur allemand : « N'utilisez pas le tutoiement. Utilisez le vouvoiement (Sie), ou la forme indirecte, de préférence. Ladeanzeige: Teilt Ihnen mit, dass die Bürste aufgeladen wird. Ou encore mieux : Ladeanzeige: Zeigt an, dass die Bürste geladen wird. ».

    Nous avons tenu de nombreuses audioconférences tout au long du projet. Je passais quatre appels par semaine avec les lecteurs et les linguistes. Le matin, je commençais par l'équipe de linguistes allemands à cause du décalage horaire car l'équipe de relecteurs se trouvait à Francfort et au Royaume-Uni. Ces appels avaient lieu le mardi et le vendredi.

    Les relecteurs espagnols et portugais travaillaient ensemble alors leurs audioconférences se tenaient au même moment. Ces appels se déroulaient chaque mardi et jeudi après-midi. Tous les membres de l'équipe de relecteurs se trouvaient aux États-Unis ou en Amérique du Sud, nous avons donc dû gérer le décalage horaire.

    J'avais trois appels/réunions ou même plus par semaine avec notre contact chez Appirio pour l'informer de l'avancement du projet. De plus, j'avais deux audioconférences hebdomadaires avec Appirio et le responsable du projet pour son client multinationale à qui la traduction était à livrer. Tous les appels duraient environ une heure en général.

    Nous avons travaillé jour et nuit mais nos efforts en ont valu la peine. Lorsque nous avons reçu le retour final d'Appirio et de leur client, j'étais tellement contente que le dur travail et le dévouement de toutes les équipes ont porté leurs fruits. Le client était très satisfait.

Résultats Le projet en chiffres

2,000
Le nombre de documents à traduire en espagnol, allemand et portugais brésilien
2,4 millions
Le nombre total de mots à traduire
1
Le nombre d'agences de traduction à avoir traduit 2,4 millions de mots en 20 jours
  • 800,000 mots en espagnol
  • 800,000 mots en allemand
  • 800,000 mots en portugais brésilien
  • 21 – le nombre de jours que LinguaLinx avait pour réaliser le projet
  • 20 – le nombre de jours qu'il fallait à LinguaLinx pour réaliser la traduction de 2,4 millions de mots
  • 45 – le nombre de linguistes chargés de la traduction
    • 15 chargés de la traduction des documents vers l'espagnol
    • 15 chargés de la traduction des documents vers l'allemand
    • 15 chargés de la traduction des documents vers le portugais brésilien
  • 40,000 – le nombre de mots traduits par jour et par équipe de 15 linguistes
  • 120,000 – le nombre cumulé de mots traduits par jour vers les trois langues
  • 400 – le nombre d'e-mails envoyés dans le cadre du projet
  • 444 – le nombre de jours que prendra à un linguiste pour traduire 800 000 mots
  • 1,333 – le nombre de jours que prendra à un linguiste pour traduire 2,4 millions de mots

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